ERP merupakan singkatan dari Entreprise Resource Planning yang secara harfiah dalam bahasa Indonesia yaitu (alat) perencana sumber daya perusahaan yang sudah berupa sistem aplikasi untuk membantu terkait proses bisnis yang terjadi di perusahaan. Dengan adanya ERP semua kegiatan dalam perusahaan akan tercatat dalam bentuk data sehingga semua alur proses yang tercatat di ERP bisa dikelola dengan baik dan terjaga keamanan datanya. ERP digunakan mulai dari proses yang sederhana seperti input data, sampai dengan membuat laporan tertentu yang akan menjadi pertimbangan pihak manajemen perusahaan untuk menentukan keputusan tertentu.
Pengertian ERP
Pengertian ERP secara referensi itu banyak penjabarannya namun, kalau disini karena kita akan membahas ERP secara praktis, maka ERP dapat disimpulkan bahwa sekumpulan aplikasi didalam perusahaan yang saling berkaitan satu sama lain sehingga datanya dapat mudah dikelola sesuai dengan kebutuhan proses bisnis yang ada.
Sejarah ERP
Pernah dengan MRP atau Manufacture Resource Planning? Kalau sudah, itu adalah awal penamaan dari ERP itu sendiri yang dipertegas oleh Gartner ketika semua industri akan membutuhkan teknologi informasi (IT). MRP itu sendiri sudah ada sekitar tahun 1960 dimana sistem komputasi masih jarang digunakan. Dan sekarang, di era industri 4.0 mungkin ERP ini sudah diterapkan di berbagai perusahaan di luar sana.
Penerapan ERP di dalam Perusahaan
Penerapan ERP di dalam perusahaan ini biasanya berbeda-beda, karena bergantung kepada faktor sumber daya perusahaan, bidang bisnis perusahaan, tradisi perusahaan, dan juga standar yang diterapkan pada perusahaan. Sehingga penerapan ERP bisa menjadi relatif mudah bahkan bisa menjadi sangat sulit. Dari perbedaan inilah ERP di Indonesia tidak dapat diimplementasikan mulai dari perusahaan kecil sampai dengan besar.
Urusan Data
Selain itu juga, data yang dikelola oleh ERP ini bisa saja menjadi sangat kompleks dan besar, sehingga memerlukan ketepatan penggunaanya dan juga kemudahan dalam proses maintenance-nya. Dan tentu ini akan sangat menguras budget, terlebih kepada perusahaan yang decision maker-nya belum mau dan/atau paham untuk investasi dalam penggunaan ERP.
Urusan Budget
Harga dari ERP sendiri tidaklah mahal dan tidaklah murah tergantung dari fitur apa saja yang akan kita kelola. Misalkan, untuk diperusahaan kecil kita tidak usah pakai ERP cukup dengan aplikasi gratis seperti Google Spreadsheet untuk melakukan pencatatan perusahaan sudah cukup. Dan kalaupun format Spreadsheet yang tadi akan dibuat menjadi ERP versi awal, harganya pun tidaklah mahal.
Namun, lain cerita apabila fitur yang diimplementasikan sangat kompleks dan berelasi satu sama lain. Hal ini tentu saja tidak akan murah, karena selain biaya pembuatan fitur dalam ERP ada juga biaya integrasi antar aplikasi ERP dan optimasi struktur data serta maintenance secara berkala akan cukup membengkak.
ERP termasuk kedalam Aset Perusahaan
Ketika kita sudah menakar nilai perusahaan kita, ERP adalah salah satu investasi yang menjanjikan untuk menjalankan perusahaan. Dalam ilmu akuntansi ERP ini dapat dicatatkan sebagai Capital Expenditure (CAPEX) atau dalam bahasa Indonesia bisa diartikan sebagai Modal Belanja. Sehingga dengan adanya ERP ini, valuasi perusahaan juga akan meningkat secara signifikan apabila ditinjau dari perhitungan secara akuntansi.
Membuat ERP Sendiri
Membuat ERP sendiri sebetulnya tidaklah susah, karena sudah banyak ERP opensource yang bisa kita pergunakan secara bebas. Namun, apakah itu akan langsung cocok? Tentu saja jawabannya tidak. Anggap saja ketika kita sudah menggunakan aplikasi ERP opensource yang ada sudah setengah jalan selesai, namun perjalan setelahnya bisa jadi sangat panjang sekali dan bahkan mungkin tidak akan pernah selesai.
Beli ERP ke Vendor atau Langganan
Untuk beli ERP atau ke vendor pun sebenarnya sama saja dengan menggunakan aplikasi ERP yang sudah jadi, bedanya kita hanya akan dibantu apabila kita mendapatkan kesulitan. Dan juga biasanya kita tidak memikirkan sesuatu yang kita tidak pahami, karena kita cukup bertanya pada customer support penyedia layanan ERP-nya. Lantas, ketika kita sudah beli atau langganan ERP akan cocok didalam bisnis kita? Tentu saja tidak. Karena mungkin sebagian besar fitur yang ada sudah bisa diterapkan secara langsung di dalam perusahaan kita. Namun, mungkin ada beberapa yang tidak cocok atau bahkan tidak ada. Nah, ketika fitur ini tidak ada. Otomatis akhirnya kita kan menjadi membuat ERP kita sendiri. Entah oleh orang internal perusahaan ataupun menjadi sebuah project ke vendor kepercayaan anda.
Kenapa kita harus menggunakan ERP?
Ini adalah bahasan utama dari artikel ini. Coba bayangkan ketika semua kegiatan perusahaan anda sudah tercatat menjadi sebuah data yang terstruktur sehingga ketika anda butuh informasi data apapun sudah bisa tersajikan dengan baik. Misal, saya mau lihat jumlah penjualan 3 bulan terakhir dengan jenis kelamin laki-laki umur 18-40 tahun. Secara langsung kita dapat melihat laporannya tanpa harus menunggu lama. Dengan kemudahan inilah, ERP sangat dibutuhkan untuk semua stake holder perusahaan. Sehingga, perusahaan dapat meningkatkan produktifitas.
Modul apa saja yang ada di ERP
Modul yang ada dalam ERP itu bermacam-macam, tergantung dari bidang industrinya masing-masing. Tapi, secara umum modul yang biasanya ada didalam ERP adalah sebagai berikut:
- Human Resource Management (HRM), untuk pengelolaan semua sumber daya manusia termasuk modul penggajian
- Financial, Accounting and Tax (FAT) yang merupakan modul untuk akuntansi dan perpajakan
- Billing, yang merupakan pencatatan terhadap penjualan, pembelian, work order dan juga kutipan rencana pekerjaan (quotation)
- Material, termasuk pengadaan material, stok material, pencatatan pemrosesan material dan lain-lain
- Customer Relationship Management (CRM), untuk pengelolaan semua pelanggan
- Fleet Management, pengelolaan kendaraan operasional perusahaan termasuk surat perjalan dinas dan operasional perjalanan
Selain dari modul yang ada disini, ada juga modul yang secara khusus dibuat untuk perusahaan tertentu.
Demikian. Semoga membantu.